İlerleyen teknoloji ile iş dünyasında yaşanan gelişmeler hem çalışma biçimlerimizi hem de çalıştığımız mekânları etkiledi. İş dünyasında çalışma biçimlerimizi etkileyen başka bir faktör ise Covid-19 salgını oldu. Dünyadaki yenilikler ve gelişmelerle birbirinden ayrı düşünülemeyecek “iş” ve “iş yaptığımız mekanlar” kavramına yeni nesil bir anlayışla bakmamıza sebep oldu. Bu yeni nesil anlayışla birçok meslek grubundan iş yapan girişimci, fiziksel olarak aynı ofisi kullanarak kendi işlerini yapabilir hale geldi. Hatta bu süreç, paylaşımlı ofisleri kullananlar adına yeni network’lerin gelişmesine olanak sağladı.
Dünyada yaşanan gelişmeler çalışma yaşamında girişimcileri ekonomik çözümler bulmaya yöneltti. Yüksek maliyetlere sahip ofisler; kurumlara, ekiplere ve kendi işini kuranlara ağır külfetler getirmekte. Bunun yerine yenilikçi bir anlayışla ve daha ekonomik bir çözüm ile kurumlar veya kişiler paylaşımlı ofisleri tercih etmeye başladılar. Bu kişiler, ortak çalışma alanlarını kiralayarak belirli sürelerde, istedikleri esneklikte işlerini yapabilir duruma geldiler.
Paylaşımlı Ofisin İşiniz için Olumlu Etkileri
Covid-19 salgını nedeni ile dünya çapında birçok insan, iş yerlerine belirli sürelerde uzak kaldılar. Bir yandan kimi sektörler teknolojinin ilerlemesi ile evden çalışma modeline geçti. Ev ortamında çalışmak bir yandan rahatlık sağlıyor gibi görünse bile konsantre olup işe yoğunlaşma sorunlarını da yanında getirdi. Ofis ortamında ise sessizlik imkânı sağlayıp işe yoğunlaşmak çok daha kolaydır. Günlük, saatlik veya süre fark etmeksizin işiniz için uygun ofis ortamının yaratılmasını sağlar.
Gelecek misafirlerinizi ve müşterilerinizi çok daha profesyonel bir ortamda ağırlamak yine ofis ortamında gerçekleşecektir. Profesyonel ortamın yanında ofisiniz paylaşımlı olduğu için maliyeti de elbette görece düşük olacaktır. Belirli bir proje için çalışırken kiralayabileceğiniz gibi standart ofis olarak da kullanabilirsiniz. İstediğiniz zaman ve süreyi kendinizin belirlemesi nedeni ile kullanım kolaylığına sahip olursunuz. Ayrıca maliyet açısından faturalar, gıda giderleri, ofis malzemelerinin maliyetini de tek başınıza üstlenmek zorunda kalmazsınız. İşinizle ilgili esnek çalışma biçimlerine açık olursunuz. . Hatta farklı şirketler, kurumlar veya çalışan kişiler paylaşımlı ofisler sayesinde bağlantılarını genişletebilir. Bu durum da yeni ve beklenmedik iş fırsatlarını doğurabilir.
Paylaşımlı Ofisleri Kimler Tercih Ediyor?
Ofis paylaşımı veya paylaşımlı ofisi genellikle serbest çalışanların veya sahada tek başına çalışanların ofisi olan kişilerle veya paylaşması durumunu akla getiriyor. Paylaşımlı ofisleri sadece bireysel girişimciler, serbest çalışanlar, evden çalışanlar için değil kurumsal firmalar ve çalışanlar için de uygundur. Bir anlamda bireysel veya bilinen anlamda ofise ihtiyaç duymayan herkes paylaşımlı ofisleri tercih edebilir. Geleneksel olan ofislerin getirdiği ekonomik yükten kurtulmak isteyenler yine paylaşımlı ofis kullanımına geçebilirler.
Yeni açılan şirketlerden e-ticaret yapan girişimcilere kadar birçok sektörden insan, paylaşımlı ofisleri kullanmaktadır. Büyük veya küçük fark etmeksizin şirketler farklı illerde şube veya merkez olarak ofis açabilir. Avukatlar, psikologlar, danışmanlık hizmeti veren şirketler, evden ya da serbest çalışanlar paylaşımlı ofislerin avantajlarından yararlanmak isteyebilirler. Gayrimenkul danışmanları, mali müşavirler de örnek olarak ilk akla gelen ve çoğaltılarak devam edebilecek meslek gruplarındandır. Paylaşımlı ofisleri yalnızca toplantılarını gerçekleştirmek için bile kullanabilirsiniz.
Paylaşımlı ofis denildiğinde karşımıza çıkan coworking, sanal ofis ve hazır ofis gibi kavramları inceleyelim.
Coworking nedir?
Paylaşımlı ofis kavramı söz konusu olunca coworking kavramı ile sıkça karşılarız. Coworking için en basit tabir ile birbirinden bağımsız ancak birlikte çalışma yöntemi” tanımını yapmamız mümkündür. Dijital iş yapanların özellikle tercih edebileceği bir çalışma biçimidir. Evden çalışanların kendilerine verimli bir çalışma ortamı ve fikir alışverişi yapabilecekleri bir alan yaratabilir. Yani paylaşımlı ofisin bu şekilde paylaşılmasına coworking denir.
Yukarıda bahsettiğimiz paylaşımlı ofisi tercih etmenin olumlu yanlarından aynı şekilde bu kavram altında da bahsedebiliriz. Bu metot, evde veya dışarıda çalışanlar için oldukça iyi bir tercihtir. Bu şekilde çalışma ile performansı ve odaklanmayı arttırmak mümkündür. Resmi bir işyeri adresi olması aynı zamanda güven sağlamaktadır. Ofis araç ve gereçlerini ücretsiz kullanabilirsiniz. Yine paylaşımlı ofiste bahsettiğimiz gibi daha makul fiyatlarla ofisiniz olmuş olur. Hazır ofis mobilyalarına erişebilirsiniz. Hatta söz konusu mekanda bir sekreteriniz olabilir. Kargolarınızı ve postalarınızı ücretsiz şekilde alan ya da gönderen bir sisteme sahip olursunuz.
Kısası coworking de paylaşımlı ofisleri anlatan bir terimdir. Ortak çalışma alanları fiziksel ofis ihtiyacının eskiye oranla azalması ile ortaya çıksa da daha serbest bir anlayışla çalışmak isteyenlerin tercih sebebi olmuştur. Aynı ortamda bulunan profesyonel çalışanlarla ortaklaşa, yardımlaşarak, farklı müşteri veya pazarlara açılarak çalışmak sizce de her anlamda daha iyi değil mi?
Sanal Ofis Nedir?
Eğer bir şirketiniz var; ancak bir ofisiniz yoksa, sanal ofis tercih edebileceğiniz bir paylaşımlı ofis biçimidir. Birçok hizmeti alabileceğiniz en ekonomik yöntemlerden biridir. Şirket kurmanız gereken bir işte ofis adresi göstermeniz gerekebilir. Sanal ofis yöntemini tercih ederek daha az maliyetle, prestiji daha yüksek bir konumda ofisiniz olabilir. Ayrıca telefonlarınıza cevap verilir, posta veya kargolarınız alınır, misafirleriniz ve de müşterileriniz bu ofiste karşılanabilir. Sanal ofisteki kilit nokta işyerine sürekli gitmek durumunda olmamanızdır.
Böylelikle tek bir ofise bağlı kalmak zorunda kalmazsınız. Dilediğiniz gibi toplantı odası veya ofis kullanımını da gerçekleştirebilirsiniz. Sanal ofislerin yasal mevzuata aykırı bir yanı da bulunmaz. Yasalara göre önemli olan size veya şirketinize ulaşılabilir olmasıdır. Yeni bir iş kurmak istiyor ancak ofis maliyetini düşürmek istiyorsanız sanal ofisler bu anlamda yardımcınız olacaktır. Ev adresinizi de iş adresiniz olarak gösterebilirsiniz ancak bunun oldukça fazla prosedürü bulunmaktadır. Sanal ofislerde evi ofis göstermekteki gibi prosedürler bulunmaz. İhtiyacınıza göre size yine profesyonel bir çalışma ortamı sunulur.
Hazır Ofis nedir?
Hazır ofis adında anlaşılacağı gibi tüm ofis ihtiyaçlarınızın hazır olarak sunulacağı bir ofis biçimidir. Seçeceğiniz iyi bir konumda, işiniz için gerekli ekipmanların temin edildiği bir ofis kiralama çeşididir. Bildiğimiz anlamda ofis kiralamadan farkı ise bir ofis açmak için başlangıç aşamasında düşünülmesi gereken her şey sizin için ayarlanmıştır. Ofis için alınacak mobilyalarla veya yapılacak tadilatlarla ilgilenmek zorunda kalmazsınız. Elektrik, su, internet, doğalgaz gibi abonelik işlemleri ile uğraşmazsınız. Bu detaylarla sizin için uğraşılır ve siz hazır bir şekilde ofisinize tüm bu hizmetlerin bedelini ödeyerek kiralarsınız. Tüm bu süreci hızlıca atlayarak zamandan kazanırsınız.
Hazır ofisler sıfırdan bir ofis açmanın maliyeti oldukça yüksek olduğu için tercih edilir. İşinizin durumuna göre aylık, hatalık, günlük veya saatlik olarak kiralanabilmektedir. Yine yasal olarak hazır ofis açmanın her hangi bir yasal engel taşımadığını belirtmek gerekir.
Paylaşımlı ofisler yeni nesil iş anlayışları ile günümüzde artarak tercih edilmeye başlamıştır. İstediğiniz zaman istediğiniz yerde çalışma imkanı sunduğu gibi yeni iş bağlantıları geliştirmenizi sağlayacaktır.
Hazırda Olan Ofisinizin Bir Bölümünü Paylaşabilirsiniz
Kendi ofisinizi bu yeni nesil anlayış ile paylaşan kişi bizzat siz olabilirsiniz. Ofisinizdeki boş bir masa veya oda, bir girişimcinin ilk ofisi olabilir. Kendi mekanınızı bir başka ofis açacak kişi ile paylaşarak siz de ofis maliyetlerinizi düşürebilirsiniz. Ofisini paylaşan kişi siz olduğunuzda da network’ünüz önemli ölçüde genişler. Öte yandan ofisinizde kullanmadığınız alanları değerlendirmiş ve başkaları için de kendiniz için de yararlı bir iş yapmış olursunuz. Bu sayede sert rekabet koşullarında kendinize de ek bir gelir sağlamış olursunuz.
